AbaWeb
Délais de conservation des documents professionnels et privés
publié mai 2026
Que vous soyez une entreprise ou un particulier, en conservant correctement vos documents importants, vous vous prémunissez contre les pertes et vous assurez de disposer de preuves en cas de litiges ou de problèmes juridiques.
Exigences légales pour les entreprises
En Suisse, il existe des règles claires concernant la durée de conservation des documents par les entreprises. Ces règles s’appuient notamment sur le Code des obligations, l’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes et les lois fiscales, y compris la loi sur la TVA. Les prescriptions en matière de comptabilité et de présentation des comptes concernent non seulement les personnes morales (telles que les SA, les Sàrl, les coopératives, les associations et les fondations), mais aussi les entreprises individuelles et les sociétés de personnes (sociétés en nom collectif et sociétés en commandite).
Même les entreprises individuelles ou les petites sociétés dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 500 000 francs sont tenues de saisir correctement au moins leurs recettes, leurs dépenses et leurs actifs. Chaque opération comptable doit être documentée par une pièce justificative correspondante. Les pièces comptables, les livres comptables et les rapports de révision doivent être conservés pendant au moins dix ans.
Les documents concernant la TVA doivent en principe être conservés pendant dix ans. Des délais de conservation correspondants découlent également de la Loi fédérale sur l’impôt fédéral direct ainsi que des lois fiscales cantonales. Pour certains documents, notamment ceux liés au dégrèvement ultérieur ou aux prestations à soi-même concernant des immeubles, des délais de conservation pouvant aller jusqu’à 20 ans s’appliquent.
Il n’y a pas besoin de conserver toutes les lettres ou tous les e-mails de la correspondance commerciale – seuls ceux qui justifient une transaction commerciale ou une écriture comptable doivent l’être. Il peut s’agir, par exemple, d’offres, d’expertises ou de courriers échangés avec des clients, des fournisseurs ou des banques.
De nombreux documents relatifs au personnel (notamment les documents salariaux et de sécurité sociale) sont également soumis au délai de conservation de dix ans.
Conservation des documents privés
Pour les particuliers, il n’existe aucune obligation légale de conserver des documents pendant des années. Il est toutefois judicieux de conserver les documents importants, tels que les documents fiscaux, les contrats, les factures, les justificatifs de paiement ou les documents relatifs à l’immobilier. Cela permet, cas échéant, de garantir ses droits, de clarifier des litiges ou de fournir des preuves aux autorités.
Pour les documents juridiques, il est recommandé de les conserver pendant au moins dix ans, car les créances se prescrivent généralement dans ce délai, conformément au délai de prescription général prévu par le Code des obligations. En ce qui concerne les biens immobiliers ou les investissements importants, il est conseillé de conserver les documents plus longtemps.
Conservation électronique des documents professionnels et privés
La conservation électronique des documents prend de plus en plus d'importance, tant pour les entreprises que pour les particuliers.
Pour les entreprises, l’Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes définit expressément les conditions dans lesquelles les documents peuvent être conservés sous forme exclusivement électronique. Les éléments déterminants sont notamment la non-modifiabilité, la lisibilité et la disponibilité permanente des données.
Il n'existe pas de dispositions légales comparables pour les particuliers. Les documents archivés sous forme électronique doivent toutefois être conservés de manière à ce que leur authenticité et leur contenu puissent être prouvés de manière crédible en cas de litige.
Conclusion générale
Ces explications montrent que les délais de conservation légaux varient en fonction du type de documents concernés. En cas de doute quant au délai applicable ou à l'importance juridique future des documents, il est recommandé de les conserver plus longtemps, par mesure de précaution, au-delà de la durée minimale prévue par la loi.
