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Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen und privaten Dokumenten
publiziert Mai 2026
Ob Unternehmen oder Privatperson: Wer wichtige Unterlagen richtig aufbewahrt, schützt sich vor Verlusten und sichert sich Beweise für Streitigkeiten und bei rechtlichen Problemen.
Gesetzliche Vorgaben für Unternehmen
In der Schweiz gibt es klare Regeln, wie lange Unternehmen ihre Unterlagen aufbewahren müssen. Grundlage dafür sind insbesondere das Obligationenrecht, die Geschäftsbücherverordnung und die Steuergesetze, einschliesslich des Mehrwertsteuergesetzes. Die Vorschriften zu Buchführung und Rechnungslegung betreffen nicht nur juristische Personen (wie AGs, GmbHs, Genossenschaften, Vereine und Stiftungen), sondern auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft).
Selbst Einzelunternehmen oder kleine Gesellschaften mit einem Jahresumsatz unter 500’000 Franken sind verpflichtet, mindestens ihre Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte ordnungsgemäss zu erfassen. Jeder Buchungsvorgang ist durch einen entsprechenden Beleg zu dokumentieren. Buchungsbelege, Geschäftsbücher und Revisionsberichte müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Für die Mehrwertsteuer relevante Unterlagen sind grundsätzlich während zehn Jahren aufzubewahren. Entsprechende Aufbewahrungsfristen ergeben sich sinngemäss auch aus dem Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer sowie aus kantonalen Steuergesetzen. Für bestimmte Dokumente, insbesondere im Zusammenhang mit der Einlageentsteuerung oder dem Eigenverbrauch von Immobilien, gelten Aufbewahrungsfristen von bis zu 20 Jahren.
Nicht jeder Brief oder jede E-Mail der Geschäftskorrespondenz muss aufbewahrt werden – nur solche, die einen Geschäftsfall oder eine Buchung belegen. Beispiele sind Offerten, Gutachten oder Schreiben mit Kunden, Lieferanten oder Banken.
Auch zahlreiche Personalunterlagen (insbesondere Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen) fallen unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
Aufbewahrung privater Dokumente
Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Pflicht, Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren. Es ist aber sinnvoll, wichtige Dokumente wie Steuerunterlagen, Verträge, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Unterlagen zu Immobilien aufzubewahren. So lassen sich Rechte sichern, Streitigkeiten klären oder Nachweise gegenüber Behörden erbringen.
Für rechtliche Dokumente empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren, da Forderungen nach der allgemeinen Verjährungsfrist des Obligationenrechts in der Regel innert dieser Frist verjähren. Bei Immobilien oder grösseren Investitionen empfiehlt es sich, Dokumente länger aufzubewahren.
Elektronische Aufbewahrung von Geschäfts- und Privatunterlagen
Sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen gewinnt die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten zunehmend an Bedeutung.
Für Unternehmen regelt die Geschäftsbücherverordnung ausdrücklich, unter welchen Voraussetzungen Unterlagen rein elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Entscheidend sind insbesondere die Unveränderbarkeit, die Lesbarkeit sowie die jederzeitige Verfügbarkeit der Daten.
Für Privatpersonen bestehen keine vergleichbaren gesetzlichen Vorgaben. Elektronisch archivierte Dokumente sollten jedoch so aufbewahrt werden, dass ihre Echtheit und ihr Inhalt im Streitfall glaubhaft nachgewiesen werden können.
Abschliessende Gesamtbetrachtung
Diese Ausführungen zeigen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen je nach Art der jeweiligen Dokumente variieren. Bestehen Zweifel über die massgebliche Frist oder die spätere rechtliche Bedeutung von Dokumenten, empfiehlt es sich, diese länger und vorsorglich über die gesetzlich vorgesehene Mindestdauer hinaus aufzubewahren.
