Weg frei für PDF-Rechnungen per E-Mail

Bisher mussten Lieferanten des Bundes einen schriftlichen Vertrag abschliessen, um Rechnungen auf dem elektronischen Weg einzureichen. Neu bietet der Bund ab sofort an, PDF-Rechnungen per E-Mail einzureichen, und räumt damit wesentliche Hürden bei der E-Rechnung aus dem Weg. Dies führt zu einer administrativen Entlastung und zu einem deutlichen Effizienzgewinn.

Nebst kürzeren Zahlungsfristen fallen für die Lieferanten ab sofort keine Kosten für Papier, Druck, Couvert und Porto an. Die Einführung von PDF- Rechnungen per E-Mail erlaubt nun auch den einfachen und kostenlosen Rechnungsaustausch zwischen KMU.

Bislang war die vorherrschende Meinung, dass E-Rechnungen nur mit digitaler Signatur gültig sind. Um die Unsicherheit zu klären, hat die Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) die Löschung der Art. 122-125 der Mehrwertsteuerverordnung und die darauf basierenden Verordnung des EDF über elektronische Daten und Informationen vorgenommen. Damit hat der Bund Klarheit geschaffen:

Für papierlose Belege gibt es keine Pflicht zur digitalen Signatur.

Die E-Rechnung, die gescannte Rechnung und die Papierrechnung sind einander gleichgestellt.

Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung reichen für alle Arten von Buchungsbelegen aus, um den Anforderungen der MWST zu genügen.

Mit der Neuerung, PDF-Rechnungen per E-Mail direkt an den Rechnungsempfänger zu senden, wird ein Bedürfnis der Lieferanten umgesetzt und damit der elektronische Geschäftsverkehr weiter vereinfacht.

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Michael Münger

Associé, Chef d'équipe

Expert-comptable diplômé
Dipl. Economiste d’entreprise ESCEA

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