Löhne und Sozialversicherungen - Früher und heute

publiziert Oktober 2025

Früher - Sicht Kunde

Herr Hugentobler, erzählen sie mir von der Lohnbuchhaltung vor 20 Jahren.

Früher habe ich im Januar die neuen Angaben mit Lohnerhöhungen und Beförderungen auf ein Blatt Papier geschrieben und diese per Einschreiben an damals noch Treuhand Cotting AG geschickt. Unsere Ansprechperson hat im Anschluss alle Anpassungen den Versicherungen gemeldet und ich habe die Januarlohnabrechnungen ausgedruckt im Doppel erhalten. Ein Vergütungsauftrag als Ausdruck aus dem System war auch dabei. Dieses Blatt konnte ich unterzeichnen und an die Bank senden. Da die Wege noch lang waren, gab es meistens im Februar Anpassungen der BVG-Abzüge, weil die Rückmeldung der Prämien erst nach dem Lohnlauf kamen. Bei Spezialitäten hatten wir den Telefonweg gewählt. Wir haben angerufen und Krankheiten / Absenzen telefonisch durchgegeben. Taggeldabrechnungen entweder im Original zur Post gebracht oder telefonisch den Betrag durchgegeben.

Früher - Sicht Treuhänder

Wie sieht es aus der Sicht Treuhänder aus?

Vor 20 Jahren hatten wir die Lohnabrechnungen per Post versendet an den Arbeitgeber bzw. unseren Kunden. Ein Versand dauerte schnell mal 20 Minuten, weil alles gedruckt werden musste und in doppelter oder dreifacher Ausführung . Ein Begleitbrief durfte nicht fehlen. Insbesondere waren die Deklarationen vor 20 Jahren noch aufwendig. Wir haben von den Kunden die Formulare als Originale erhalten, und diese auf der Schreibmaschine ausgefüllt. Auch Quellensteuerabrechnungen wurden von Hand ausgefüllt. Die Formulare, wie auch die Lohnausweise kamen im Doppel zum Kunden und dieser musste mit den jeweils beigelegten Briefumschlängen die Originale unterzeichnet einreichen.

Heute - Sicht Kunde

Wie werden die Lohnverarbeitungen heute aus Ihrer Sicht vorgenommen, Herr Hugentobler?

Heute sende ich eine E-Mail mit den Anpassungen, die wir haben, und wir erhalten die Lohnabrechnungen per PDF. Die Zahlung erfolgt via ein File, welches ich per E-Mail erhalte und bei der Bank hochladen kann. Die Lohnabrechnungen werden an die Mitarbeitenden, die es wünschen, via Mail versendet, die anderen erhalten eine Lohnabrechnung per Post.

Heute – Sicht Treuhänder

Wie sieht es aus der Sicht Treuhänder aus?

Die Verarbeitung ist ähnlich geblieben. Nur die Lieferformen und die Deklarationen haben sich deutlich vereinfacht. Wir können mittlerweile nach einem Einrichtungsaufwand die Lohndeklarationen per ELM übermitteln, was die Handhabung deutlich vereinfacht. Versände von Lohnabrechnungen können via E-Mail oder ein Portal erfolgen, was zeitsparend ist – auch hier nach einem Einrichtungsaufwand.

Morgen – Sicht Kunde

Was schweben Ihnen für Möglichkeiten für die Zukunft vor?

Wir möchten in Zukunft möglichst nichts mit der Verarbeitung zu tun haben, aber doch die Übersicht behalten können. Somit erwarte ich eine geteilte Ablage, vielleicht Schnittstellen aus Zeiterfassungssystemen und weitere Schnittstellen. Unsere Mitarbeiter können in einem Portal ihre Personalien wie Umzug oder Bankwechsel selbst erfassen, so muss das nicht über mich laufen.

Morgen – Sicht Treuhänder

Wie sieht es aus der Sicht Treuhänder aus?

Aus Treuhänder-Sicht wäre je nach Grösse des Unternehmens denkbar, dass wir eine Plattform insbesondere für die Personaldaten haben, in der der Mitarbeitende seine Personalien selbst eintragen kann, und diese direkt (nach unserer Bestätigung) in unser Programm fliessen. Solche Lösungen gibt es bereits, sind jedoch für kleinere Unternehmen noch ein wenig zu teuer. Jeder Mitarbeitende hat ein eigenes Login und müsste dieses aktiv bewirtschaften. Auch Lohnabrechnungen, Lohnausweise und weitere Dokumente werden auf diesen Portalen geteilt.

Martina Wüthrich

Prokuristin
Teamleiter-Stv.
Dipl. Sozialversicherungsexpertin
Treuhänderin mit eidg. Fachausweis

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