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Digitale Buchführung
Publiziert: 19.01.2024
Die Buchführung ist im Wandel. Immer mehr Rechnungen werden elektronisch versandt. Digitale lösen physische Ablagen ab. Die Gesetzgebung zieht mit neuen Vorschriften nach und die Buchhaltungsprogramme bieten vermehrt neue Funktionen an.
Gängige Buchhaltungssoftwares erlauben es heute, digitale Kontoauszüge aus dem E-Banking in die Buchhaltung zu importieren sowie Belege bei der Buchung direkt zu hinterlegen. Des Weiteren halten KI-Funktionen in der Buchführung immer öfters Einzug (bspw. mittels automatischer Belegerkennung und -verarbeitung). So wird eine physische Ablage vermehrt obsolet.
Gemäss OR Art. 958f sind nur der Geschäfts- sowie Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege können dagegen elektronisch aufbewahrt werden. Es ist die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten zu gewährleisten.
Die GeBüV (Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher) regelt, wie die Dokumente aufzubewahren sind. Elektronische Datenträger sind ohne zusätzliche Anforderungen zulässig, wenn sie unveränderbar sind. Dazu muss auf dem Datenträger nachweisbar sein, wenn Daten geändert oder gelöscht wurden (bspw. unveränderbare CD’s). Eine Cloud erfüllt diese Bedingungen zum Beispiel aber nicht.
Veränderbare Informationsträger sind zulässig, wenn die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet wird. Technische Verfahren wie digitale Signaturen und Zeitstempel sind notwendig, damit Integrität und Zeitpunkt der Speicherung unabdingbar festgestellt werden können.
In allen Fällen muss sichergestellt werden, dass die Belege während der ganzen Aufbewahrungsfrist innert nützlicher Frist lesbar gemacht werden können. Weiter zu beachten ist, dass beispielweise die Eidgenössische Steuerverwaltung weitere Kriterien in Sachen elektronischer Signatur bei Belegen herausgegeben hat.
