Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Im Gegensatz zu Unternehmungen und Selbständig-Erwerbenden, sind Privatpersonen in der Schweiz nicht dazu verpflichtet, irgendwelche Unterlagen aufzubewahren. Aus eigenem Interesse sollten jedoch gewisse Unterlagen unbedingt aufbewahrt werden:

Wichtige Dokumente und Verträge

Es gibt Dokumente, die auf keinen Fall entsorgt werden sollten: Wichtige Verträge wie z.B. Ehe- oder Erbvertrag, Testament, Patientenverfügung, Vorsorgeauftrag, wichtige medizinische Unterlagen, Verlustscheine, Dokumente zu Pensionskassen und ausbezahlten Erbschaften und Schenkungen, aber auch Zeugnisse und Ausbildungsnachweise, Familienbüchlein, Impfausweise etc.. Das Gleiche gilt für Kontounterlagen zum Zeitpunkt der Heirat, die später je nach Güterstand bei der güter- oder erbrechtlichen Auseinandersetzung herangezogen werden müssen. Kaufbelege und Zahlungsnachweise bei grösseren Anschaffungen sollten ebenfalls aufbewahrt werden. Bei einem Schadenfall der Hausratversicherung sind sie relevant als Nachweis für den ursprünglichen Kaufpreis.

Dokumente betreffend Liegenschaften

Alle Unterlagen beim Erwerb sollten gesondert abgelegt werden. Alle nach dem Kauf anfallenden laufenden Rechnungen ebenfalls. Diese werden in werterhaltende Aufwendungen (steuerlich abzugsberechtigt), wertvermehrende Aufwendungen(steuerlich nicht abzugsberechtigt) sowie Lebenshaltungskosten unterteilt. Die Unterscheidung ist auch entscheidend für die Erstellung und Optimierung der Grundstückgewinnsteuer bei einem späteren Verkauf der Liegenschaft.

Andere Dokumente

Zwei Fristen sind hier entscheidend: Die Verjährungsfrist und die Garantiefrist. Rechnungen und Zahlungsnachweise sollten grundsätzlich nicht vor Ablauf dieser beiden unterschiedlichen Fristen entsorgt werden, da sie bei Rechtsstreitigkeiten als Beweismaterial dienen und bei Garantieansprüchen vorgelegt werden müssen. Seit 2013 beträgt die normale Garantiefrist für Konsumgüter in der Schweiz 2 Jahre. Im Bereich von Immobilien beträgt diese 5 Jahre und bei versteckten Mängeln gar 10 Jahre. Die maximale Verjährungsfrist in der Schweiz beträgt 10 Jahre; für Handwerker-, Miet- und Arztrechnungen, aber auch für Lohnunterlagen sowie Versicherungsprämien, beträgt diese 5 Jahre. Steuerangelegenheiten haben eine Verjährungsfrist von 10 Jahren.

Fazit

Wichtige Verträge, Dokumente und Kaufbelege und solche im Zusammenhang mit der eigenen Liegenschaft sollten freiwillig unbegrenzt aufbewahrt werden. Alle anderen bedeutenden Dokumente können nach 5 oder besser nach 10 Jahren definitiv entsorgt werden - was der maximalen Verjährungsfrist entspricht.

Markus Jungo

Partner, Sitzleiter

Betriebswirtschafter lic. rer. pol.
Dipl. Wirtschaftsprüfer

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